เลือกใช้บริการรับจัดงานประชุมตามประเภทของการประชุม

คำว่า “ประชุม” อาจเป็นสิ่งที่ทำให้ใครหลายคนรู้สึกเบื่อหน่ายเมื่อได้ยิน แต่แม้จะไม่อยากเข้าร่วมแค่ไหน คุณก็คงจะหลีกหนีมันไม่ได้ เพราะการประชุมเป็นเครื่องมือสำคัญที่ทุกองค์กรใช้เพื่อติดตามแผนงานให้บรรลุไปสู่เป้าหมาย และเพื่อการณ์นั้น การขอคำแนะนำจากผู้ให้บริการรับจัดงานประชุมจึงเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่น่าสนใจ เพราะหากการประชุมมีประสิทธิภาพ ผลที่พลอยได้ที่ตามมาย่อมเป็นความสำเร็จที่จะไปถึงได้อย่างราบรื่นนั้นเอง

ประเภทการประชุม
หากคุณเลือกใช้บริการรับจัดงานประชุม สิ่งที่แรกที่ผู้ให้บริการรับจัดงานประชุมจำเป็นต้องรู้คือวัตถุประสงค์ในการประชุมที่จะจัดขึ้น ทั้งนี้ก็เพื่อให้สามารถจัดงานได้อย่างถูกต้องเหมาะสมที่สุด โดยเราสามารถแบ่งประเภทของการประชุมออกตามวัตถุประสงค์ ดังนี้
1. การประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบ เป็นการประชุมเพื่อทำความเข้าใจในนโยบาย กลยุทธ์ รวมถึงระเบียบต่างๆขององค์กร

2. การประชุมเพื่อระดมความคิดเห็น เป็นการประชุมเพื่อรวบรวมความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมประชุมให้มากที่สุดในเวลาจำกัดเพื่อนำไปเลือกสรรต่อไป

3. การประชุมเพื่อหาข้อตกลงร่วมกัน เป็นการประชุมเพื่อพิจารณาข้อมูลหรือรายละเอียดต่างๆร่วมกัน เพื่อค้นหาทางเลือกที่จะเป็นประโยชน์ต่อทุกคนในอนาคต

4. การประชุมเพื่อแก้ปัญหา เป็นการประชุมเพื่อถกปัญหาเรื่องใดเรื่องหนึ่งเพื่อหาทางแก้ร่วมกัน

ขั้นตอนการจัดงานประชุม
การจัดงานประชุมเป็นงานที่ละเอียดอ่อนและมีอยู่หลายขั้นตอน ดังนั้น การขอคำแนะนำจากผู้ให้บริการรับจัดงานประชุมแบบมืออาชีพจึงเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่หลายองค์กรบริษัทมักจะเลือกใช้ ทั้งนี้ก็เพื่อเป็นการแบ่งเบาภาระและลดความผิดพลาดลง

1.ขั้นเตรียมการวางแผน
เริ่มจากการกำหนดวัตถุประสงค์ในการประชุมให้ชัดเจนและเป็นรูปธรรม รวมทั้งพิจารณากำหนดตัวผู้เข้าร่วมการประชุม โดนเลือกเฉพาะผู้ที่มีผลต่อเรื่องที่จะประชุมเท่านั้น จากนั้นก็ร่างระเบียบวาระและจัดเตรียมกำหนดการเพื่อแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบล่วงหน้าอย่างน้อย 1 สัปดาห์ ซึ่งเหล่านี้เป็นขั้นตอนที่ผู้เข้ารับบริการรับจัดงานประชุมจำเป็นต้องจัดเตรียมด้วยตัวเอง

ในส่วนของผู้ให้บริการรับจัดงานประชุมนั้นจะเป็นผู้รับผิดชอบในรายละเอียดปลีกย่อยอื่นๆเช่น การจัดเตรียมสถานที่สำหรับการประชุม สิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการเลือกสถานที่คือจำนวนคนและวัตถุประสงค์ในการประชุมครั้งนั้น นอกจากนี้ควรมีอุปกรณ์ที่จำเป็นและอาหารว่างให้ครบถ้วน แน่นอนว่าการจัดเตรียมสถานที่เป็นงานที่ละเอียดอ่อนจนบางครั้งก็สร้างความหนักใจในหลายๆด้าน ดังนั้น จึงควรเลือกสถานที่ที่มาพร้อมทีมผู้ให้บริการรับจัดงานประชุมที่ได้รับความไว้วางใจจากหลายภาคส่วน และหนึ่งในสถานที่ที่ถูกพูดถึงมากที่สุดก็คงจะเป็น ศูนย์แสดงสินค้าและการประชุม อิมแพ็ค เมืองทองธานี ที่นอกจากจะมีสถานที่ที่สามารถรองรับการประชุมได้หลากหลาย พร้อมอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ที่ครบถ้วนและได้มาตรฐานแล้ว เรายังมีทีมงานมืออาชีพที่มีประสบการณ์ในการจัดงานประชุมมานานกว่า 25 ปีที่พร้อมให้คำแนะนำด้วยความจริงใจตั้งแต่ขั้นตอนแรกถึงขั้นตอนสุดท้าย เพื่อให้คุณหมดกังวลเรื่องการจัดเตรียมสถานที่ที่ยุ่งยากซับและเตรียมพร้อมเข้าร่วมการประชุมที่จะมีขึ้นได้อย่างสบายใจแน่นอน

2.ขั้นดำเนินการประชุมและสรุปผล
ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนควรให้ความร่วมมือเพื่อให้การประชุมตามวาระดำเนินไปอย่างราบรื่น ก่อนจะปิดการประชุมก็ควรทบทวนประเด็นและสาระสำคัญ จากนั้นก็สรุปเป็นรายงานให้เรียบร้อย

การประชุมถือเป็นอีกหนึ่งกิจกรรมสำคัญในการบริหารองค์กร องค์กรหนึ่งจะเดินหน้าไปในทิศทางใด จุดเริ่มต้นก็ล้วนมาจากการพูดคุยในห้องประชุมทั้งสิ้น ดังนั้น การเลือกสถานที่พร้อมผู้ให้บริการรับจัดงานประชุมที่ดีจึงเป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้การพูดคุยนั้นบรรลุสู่เป้าหมาย และนำทางองค์กรให้เดินไปในทิศทางที่ตั้งมั่นเอาไว้อย่างราบรื่น

สามารถติดต่อทีมงานอิมแพ็คได้ที่
โทร. 02 833 5252
ในวันและเวลาทำการจันทร์-ศุกร์ (09:00-18:00 น.)
หรือ คลิก ให้ทีมงานติดต่อกลับ